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Política de tratamiento de datos

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN
PARA LA PROTECCIÓN, GESTIÓN, TRATAMIENTO y ADMINISTRACIÓN DE DATOS PERSONALES.
SOCIEDAD SILVER GROUP INTERNATIONAL S.A.S. (SILGROUP SAS)
Nit. 900.620.140-8
CHIA CUNDINAMARCA

SILGROUP SAS, dispone de mecanismos que garantizan la protección, almacenamiento y buen uso de los datos personales obtenidos en el desarrollo de su objeto social, como responsable de su tratamiento está sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, la constitución, la ley, las disposiciones del presente manual, y el marco de administración de los datos personales; respetando los principios contemplados en la ley: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

QUIENES SOMOS

SILGROUP S.A.S. es una empresa comercial nacional, operadora de la Empresa Industrial y Comercial del Estado COLJUEGOS EICE, mediante los establecimientos NAZCA CASINOS; dirigida por personal de la más alta calidad humana y profesional con más de veinte años de tradición dentro del sector de Juegos de Suerte y Azar, que busca ofrecer entretenimiento y diversión, apoyando la economía nacional y el sector salud de los colombianos.

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Cree en la cultura de la legalidad del juego en Colombia, cooperando con las autoridades, respetando la ley, conociendo y acatando las normas básicas que regulan la actividad de Juegos de Suerte y Azar. El desarrollo del objeto social de la empresa, está regido por los más altos principios éticos, que contribuyen a la implementación de valores en los integrantes de la empresa y la comunidad.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN:

DATOS DE CONTACTO:

  • Responsable de la atención de Peticiones, consultas y reclamos:

  • Asistente de Gerencia SILGROUP S.A.S.

  • Tel: (1) 8852069. Celular: 304 633 63 43.

  • e. mail: Protecciondedatosilgroup@gmail.com.

PRINCIPALES DEFINICIONES

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular del dato, para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

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  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados, dentro de estos se tendrá mayor cuidado con la categoría especial de dato sensible.

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      Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados:

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  • Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. De acuerdo con los conceptos establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio los datos de directorio o que son hallados en búsquedas en Internet no se pueden considerar públicos ya que se debe tener en cuenta la forma en que son utilizados y su tratamiento debe estar fundamentado en los principios de manejo de la información personal.

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  • Dato semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar, no sólo a su titular, sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero y lo relativo al cumplimiento de las obligaciones consignadas en las centrales de riesgo crediticio.

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  • Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el Titular, como es el caso de los datos biométricos, historia clínica, libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de visitas de seguridad cuando la vinculación lo requiera, entre otros. Este tipo de datos por el momento no son objeto de tratamiento por parte de SILGROUP S.A.S., a menos que se trate de información interna de sus funcionarios, previa autorización de los mismos. Podría ser objeto de tratamiento cuando exista un requerimiento justificado para tal efecto y se trate de datos imprescindibles relacionados con el ejercicio del objeto social SILGROUP S.A.S.

CATEGORÍA ESPECIAL DE DATO:

  • Dato sensible: Es aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Este tipo de dato podrá ser de tratamiento por parte de SILGROUP S.A.S., en relación con sus funcionarios, previa autorización de estos, o cuando se trate de datos imprescindibles para la prestación de sus servicios, en cuyo caso SILGROUP S.A.S. presentará constancia de la necesidad de manejar este tipo de datos y la autorización pertinente.

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  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable SILGROUP S.A.S. no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.

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  • Implementación: Proceso para la implementación y ejecución de las políticas de privacidad y protección de datos.

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  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

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  • Superintendencia de Industria y Comercio: Autoridad Nacional de protección de datos personales, a través de la Oficina delegada para la Protección de Datos Personales.

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  • Términos y Condiciones de campañas promocionales: Marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.

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  • Titular: Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

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  • Tratamiento: Es toda operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales y los procedimientos sistemáticos, electrónicos o no, que permitan la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general todo proceso que involucre Datos Personales.

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  • Transferencia: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación o envío de los mismos dentro (transferencia nacional) o fuera de Colombia (transferencia internacional) hacia un destinatario, que al recibir dicha información asumirá también la calidad de Responsable del Tratamiento, en consecuencia, asumirá las obligaciones del Responsable del tratamiento sobre la información. Cuando la Transferencia de Información se haga a terceros países, la ley 1581 de 2012 establece la prohibición de transferir datos a países que no cuenten con un régimen adecuado en materia de protección de datos personales e introduce algunas excepciones y regulaciones relativas a la Transferencia. (Decreto 1377 de 2013)

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  • Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia a un tercero que actúa como Encargado del Tratamiento por cuenta del Responsable en el marco de un contrato y deberá cumplir con las normas y políticas de protección, gestión, tratamiento y administración de datos personales establecidas por SILGROUP S.A.S.

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POLÍTICAS DE PROTECCIÓN, GESTIÓN, TRATAMIENTO Y ADMINISTRACIÓN DE DATOS PERSONALES

SILGROUP SAS. con sus establecimientos NAZCA CASINOS Se compromete a:

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A. Obtener y utilizar únicamente los datos personales que SILGROUP S.A.S. requiera para el desarrollo de su objeto social, para cumplir con sus deberes legales y para atender en debida forma la relación que tenga con el titular del dato.

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B. Informar al titular sobre la finalidad del tratamiento de sus datos personales, obtener de él su autorización y utilizar los datos personales conforme a las finalidades con que SILGROUP S.A.S. los obtuvo. La autorización podrá darse a través de cualquier medio que permita su adecuada conservación, así como su consulta posterior.

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C. Solicitar nueva autorización del Titular cuando se requiera utilizar datos personales para una finalidad distinta a la inicialmente informada a su Titular y autorizada por éste, o diferente a la señalada en la Ley o ajena a la naturaleza de la relación que lo vincula con SILGROUP S.A.S. (No se requerirá, conforme al ordenamiento jurídico, cuando el nuevo uso sea razonablemente previsible por parte del Titular del dato al momento de consentir en su utilización, en el marco de su relación con SILGROUP S.A.S.)

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D. Cumplir con la normativa dirigida a la protección de datos personales implementando el manual de protección, gestión, tratamiento y administración de datos personales.

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E. Atender de forma ágil y eficaz toda petición, queja, consulta o reclamo en materia de protección de datos personales, de acuerdo al modelo previamente establecido.

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F. De ser procedente actualizar, rectificar o suprimir los datos cuando el Titular del dato o el Responsable del Tratamiento lo determine.

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G. Establecer mecanismos sencillos y ágiles que se encuentren permanentemente disponibles a los Titulares con el fin de que estos puedan solicitar el acceso sus datos personales (que estén bajo el control de SILGROUP SAS), solicitar información sobre la finalidad y el tratamiento que se les ha dado para poder ejercer sus derechos sobre los mismos.

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H. Prohibir el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

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I. Restringir el acceso o envío de datos personales, el cual solo se permitirá al titular del dato, a las personas que éste autorice, a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, conforme con las disposiciones de la Corte Constitucional, con la debida justificación de la necesidad de obtener el dato para el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.

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J. Divulgar, utilizando medios impresos, digitales o tecnológicos, las políticas de protección, gestión, tratamiento y administración de la información personal.

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K. Velar por el cumplimiento de los deberes como responsable/encargado del tratamiento de información personal, así como por el debido respeto a los derechos que recaen en los titulares de la información.

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L. Velar por la seguridad y el almacenamiento de los datos personales, en especial los clasificados como sensibles, de acuerdo con el manual protección, gestión, tratamiento y administración de datos personales.

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M. Garantizar la reserva de la información, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y la empresa haya terminado.

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N. Implementar mecanismos, procesos internos y externos para velar por la seguridad, confidencialidad y demás principios aplicables a la regulación de protección de información personal de sus funcionarios, proveedores, clientes, usuarios y terceros relacionados con el ejercicio del objeto social de la empresa.

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O. Efectuar las actividades necesarias para el conocimiento por parte de funcionarios y proveedores de la política y el manual protección, gestión, tratamiento y administración de datos personales, realizando capacitaciones, pruebas y auditorías, para garantizar la seguridad y el tratamiento adecuado de la información personal.

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P. Verificar que los terceros que compartan o suministren datos de información personal a SILGROUP SAS estén amparados en la ley y cuenten con la autorización del titular que permitan compartir o transferir dicha información.

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Q. Clasificar toda la información personal que se encuentra en las bases de datos de la empresa en privada, semiprivada, pública y sensible, adecuando las medidas de seguridad de acuerdo a la clasificación dada, siguiendo los requerimientos de la ley 1581 del 2012 y sus decretos reglamentarios.

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R. Prohibir la copia o extracción de datos, documentos o cualquier clase de información clasificada, a menos que exista una autorización explícita y un acuerdo de confidencialidad que no incumpla las normas de protección de datos.

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S. Mantener bajo llaves, claves o controles de acceso las bases de datos, para garantizar razonablemente su seguridad e integridad, atendiendo a las regulaciones y normativas vigentes.

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T. Incluir dentro de todos los contratos la obligatoriedad del cumplimiento de las políticas de seguridad y privacidad de la información personal.

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U. Considerar como falta grave el no cumplimiento de la política de privacidad de la información personal, aplicando las sanciones estipuladas para estas faltas, sin perjuicio de las reclamaciones o acciones a las que haya lugar por los daños causados.

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V. Establecer una estructura interna clara que identifique los encargados del tratamiento de los datos personales, hacer el control y seguimiento del cumplimiento de las políticas.

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W. Hacer procesos periódicos de actualización, verificación, supresión o eliminación de la información personal contenida en las bases de datos, por solicitud del titular o por instrucción del responsable de los datos.

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X. Establecer medidas de manipulación, conservación, custodia y archivo de la información personal, en cada una de los departamentos.

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Las pautas y procedimientos señalados en la Política de protección, gestión, tratamiento y administración de datos personales, cubren toda operación o conjunto de operaciones, que realice la Sociedad SILVER GROUP INTERNATIONAL S.A.S, y sus establecimientos NAZCA CASINOS, en ejercicio de su objeto social. Estas pautas y procedimientos son obligatorios para todo el esquema de la organización empresarial, clientes y terceros que laboren o tengan relación directa con la Sociedad.

CATEGORÍA ESPECIAL DE DATO:

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos, en concordancia con el artículo 8 de la ley 1581 de 2012 y El decreto Reglamentario 1377 de 2013:

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A) Conocer, actualizar, rectificar o solicitar se suprima la información personal suya, que repose en las bases de datos de SILGROUP SAS, para que sean precisos, suficientes y actuales de tal manera que satisfagan los propósitos del tratamiento.

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B) Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2.012.

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C) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.

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D) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a las normas de protección de datos.

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E) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, ésta procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que se ha incurrido en conductas contrarias a la ley o a la Constitución.

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F) Acceder previa solicitud en forma gratuita a sus datos personales mediante los mecanismos sencillos y ágiles dispuestos por SILGROUP SAS que estarán permanentemente disponibles a los Titulares para ejercer sus derechos sobre los mismos. En el caso de consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, SILGROUP SAS cobrará al titular los gastos de envío, reproducción y, si es el caso, certificación de documentos.

FINALIDAD DE LA OBTENCIÓN DE DATOS PERSONALES

Los datos personales que se conozcan o lleguen a conocer en virtud de cualquier clase de relación comercial, laboral o de otra índole por parte de SILGROUP S.A.S. tendrán una finalidad legitima de acuerdo con la constitución y la ley, y serán utilizados para los fines comerciales, tributarias, promocionales, estadísticos, laborales y de control, de acuerdo al desarrollo de su objeto social y al acto de autorización de manejo de datos personales; deberán someterse estrictamente a las políticas de protección, gestión, tratamiento y administración de datos personales de SILGROUP S.A.S.

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Entre otras finalidades se enumeran:

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1. Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones laborales, contractuales y tributarias con sus respectivos registros comerciales, corporativos y contables.

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2. Cumplir con los procesos internos en materia de administración de proveedores y contratistas.

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3. Cumplir con los procesos de contratación y los contratos celebrados por la empresa en razón del desarrollo de su objeto social.

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4. Desarrollar programas de promoción, mercadeo, comercialización de servicios, estadísticas, investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia.

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5. Controlar y prevenir el fraude y el lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas, recolectando toda la información necesaria requerida para el SIPLAFT.

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6. Contactar vía correo electrónico o por cualquier otro medio, a personas naturales o jurídicas con quienes tiene o ha tenido relación, para desarrollar su objeto social al interior de SILGROUP S.A.S., con fines operativos y/o administrativos.

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7. Expedir carnets, certificados personalizados y certificaciones a terceros, entre otros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, o a solicitud del titular.

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8. Fortalecer los vínculos con sus relacionados, mediante el envío de información relevante, para la evaluación de la calidad del servicio y la invitación a eventos organizados o patrocinados por SILGROUP S.A.S., entre otros, y aquellos que se organicen en sus establecimientos NAZCA CASINOS.

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9. Atender los requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.

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10. Atender Peticiones Quejas y Reclamos (PQR’s), de acuerdo al procedimiento establecido por SILGROUP S.A.S.

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11. Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.

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En caso que SILGROUP S.A.S., requiera utilizar datos personales para una finalidad distinta a la inicialmente informada a su Titular y autorizada por éste o diferente a la señalada en la Ley o ajena a la naturaleza de la relación que lo vincula con SILGROUP S.A.S., se deberá obtener del Titular de los datos una nueva autorización. No se requerirá solicitar otra autorización al Titular, conforme al ordenamiento jurídico, cuando el nuevo uso sea razonablemente previsible por parte del Titular del dato al momento de consentir en su utilización, en el marco de su relación con SILGROUP S.A.S.

PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

SILGROUP S.A.S. ha implementado los siguientes procedimientos para atender y dar respuesta clara, sencilla y oportuna a las consultas o reclamos de los titulares en un término razonable, que, en todo caso no podrá superar el previsto en la normatividad vigente.

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SILGROUP S.A.S garantiza el derecho de consulta, suministrando a las personas que actúen en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en sus registros, que esté vinculada con la identificación del Titular solicitante.

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El responsable de recibir y atender en primera instancia las solicitudes en ejercicio de los derechos por parte de los titulares será el Asistente de Gerencia, estará encargado de recibir, procesar y remitir al encargado del tratamiento las distintas solicitudes que se reciban; las dependencias involucradas una vez reciban estas comunicaciones, entrarán a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales. Una vez realizado el procedimiento, el Asistente de Gerencia notificará por escrito mediante el canal escogido por el solicitante titular del dato, o en su defecto por el medio que el responsable determine, el resultado del mismo y los procesos realizados.

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CANALES DE RECEPCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

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PROCEDIMIENTO DE QUEJAS Y RECLAMOS.

Para la atención de solicitudes de reclamos sobre datos personales SILGROUP S.A.S., posee los siguientes canales de comunicación electrónica y telefónica.

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Responsable de la atención de Peticiones, consultas y reclamos:

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El Titular que consideren que la información de sus datos personales, administrada por SILGROUP S.A.S., debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley de protección de datos, podrá presentar un reclamo. Observando siguientes reglas:

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1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a SILVER GROUP INTERNATIONAL S.A.S. o por su sigla SILGROUP S.A.S. con información completa que permita darle trámite:

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Nombre e identificación del Titular.

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La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

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Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.

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Medios de contacto para recibir la respuesta: Dirección, teléfono y/o correo electrónico

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Documentos adjuntos que soporten la solicitud.

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Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

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2. Si por alguna circunstancia SILGROUP S.A.S., recibe un reclamo dirigido a otra entidad, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al reclamante.

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3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

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4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El Titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante SILGROUP S.A.S.

VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN DE LAS POLÍTICAS

Las presentes políticas rigen a partir del 7 de diciembre de 2016. Por regla general el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.

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SILGROUP S.A.S., podrá modificar su política de protección de datos de acuerdo a las directrices del Responsable del Tratamiento, dando cumplimiento a las actualizaciones de carácter legislativo, jurisprudencial o en la práctica empresarial requerida.

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Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de la web www.silvergroupsas.wixsite.com/silgroup Correo electrónico enviado a los titulares, para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de avisos abiertos en el sitio web o en la sede de la empresa.

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Guillermo Guzmán R.
Representante Legal
SILGROUP S.A.S.
Responsable del Tratamiento

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Adriana Guzmán R.
Representante Legal Suplente
Administrador Bases de Datos
SILGROUP S.A.S.

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